Caixa do Arquivo Morto
Para o que é utilizado?
O programa "adm264 - Caixa do Arquivo Morto" é utilizado para o controle de Arquivamento da Empresa através do AdmRh, facilitando assim o controle de retirada/devolução desses materiais.
Para maiores informações sobre como emitir as etiquetas após o cadastro no programa "adm264 - Caixa do Arquivo Morto", clique aqui.
Como utilizar?
1º Passo - O menu para acesso ao programa "adm264 - Caixa do Arquivo Morto" está disponível em: "Menu Geral > Administração > Manutenção > Procedimentos Eventuais > Cadastros > Caixa do Arquivo Morto", conforme mostra a imagem abaixo:
2º Passo - Para inserir um novo cadastro de Arquivo Morto, o usuário deverá clicar em "Novo" e posteriormente informar os dados referentes ao novo Arquivo que está sendo cadastrado, conforme a imagem abaixo:
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| Caixa | Numeração da caixa e data da competência desejada. | Número 1 - Junho de 2020. |
| Tipo Arquivo Morto | Tipo de documentos que irão ser arquivados na Caixa. | Rescisões, Certificados, Admissões, Documentos de Empregados. |
| Criação | Data que foi criada a Etiqueta. | 25/06/2020. |
| Responsável | Nome do responsável pela criação da etiqueta. | Fulano da Silva. |
| Corredor | Corredor em que a caixa com os documentos arquivados se encontrará. | Corredor 2. |
| Andar | Andar em que a caixa com os documentos arquivados se encontrará. | 1º Andar. |
| Prateleira | Prateleira em que a caixa com os documentos se encontrará. | 4ª Prateleira. |
| Observação | Observações que o usuário deseja informar para um maior controle dos documentos. | Rescisões referentes ao ano de 2019. |
→ Neste caso realizamos o preenchimento de um registro exemplar, conforme podem verificar abaixo:
3º Passo - Após preencher os dados citados na tabela cima, antes da confirmação do registro, deve-se acessar a aba "Localização" para o preenchimento dos demais dados, conforme a imagem abaixo:
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| Empresa | Inserir o código da Empresa na qual pertence os documentos do funcionário. | Empresa 1 |
| Filial | Inserir o código da Filial na qual pertence os documentos do funcionário. | Filial 1 |
| Unidade | Inserir o código da Unidade na qual pertence os documentos do funcionário. | Administração. |
4º Passo - Na aba "Movimento", o usuário poderá realizar o controle de saídas de documentos das caixas que estão no Arquivo morto. Para isso, deve-se realizar um preenchimento de retirada, selecionando a opção "Novo", conforme mostra a imagem abaixo:
5º Passo - Selecionando a opção "Novo", o usuário obterá acesso a essa pequena tela, onde deverá realizar o preenchimento referente à retirada de documentos do Arquivo Morto, conforme mostra a imagem abaixo:
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| Pessoa | Pessoa na qual fez a retirada dos documentos. | Everton. |
| Retirada | Data e Hora da Retirada dos Documentos. | 25/06/2020 às 08:00hrs. |
| Devolução | Data e Hora da Devolução dos Documentos. | 25/06/2020 às 15:00hrs. |
| Motivo | Motivo da Retirada dos Documentos. | Para a verificação de Processos. |
| Observação | Observações referentes à retirada/devolução dos documentos arquivados. | Retirado/Devolvido no mesmo dia. |
6º Passo - Depois disso, o usuário irá selecionar a aba seguinte "Empregados". Aqui o usuário irá inserir os funcionários na qual os documentos arquivados pertencem. Dessa forma o usuário irá seguir o mesmo padrão acima, selecionando a opção "Novo" e realizando o preenchimento da tela "adm264v3 - Movimento do Arquivo Morto", conforme mostra a imagem abaixo:
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| Empresa | Aqui o usuário irá inserir o código da Empresa na qual pertence o empregado. | Empresa 1 |
| Empregado | Aqui o usuário irá inserir o código do Empregado na qual serão arquivados seus documentos. | 5687 - Abel. |
| Observações | Aqui o usuário poderá inserir observações sobre os documentos arquivados desse empregado. | 25/06/2020 às 15:00hrs. |
7º Passo - Por fim o usuário irá acessar a última aba da tela: "Documentos" e é nela que serão descriminadas as quantidades de documentos inseridos dentro da caixa a ser Arquivada. Conforme mostra o exemplo abaixo:
8º Passo - Depois disso, o usuário obterá na tela inicial do programa "adm264 - Caixa do Arquivo Morto" o registro de Arquivo Morto realizado. Este registro estará habilitado ao usuário para excluir e editar também. Abaixo segue exemplo de um registro finalizado:
